《货物（服务）采购管理暂行办法》和
《货物（服务）采购评标专家库管理暂行办法》
解读
在学校党委、行政的正确领导下，我处以“内部团结一致，在不违法，不违规的前提下，主动、灵活做好校内各部门和供应商的服务工作，廉洁自律，做有尊严的国资人”为主题，积极配合各部门开展采购服务工作，按照上级部门放管服的工作要求，求实创新地进行采购工作的改革。在大家的积极支持下，二个办法正式得到了实施，为了让这二个办法能得到更好、更快的实施，现解读如下：
一、学校章程要求
1、根据学校章程，党政联席会是学院与处室内事务处理的最高决策机构，请大家发挥好党政联席会的作用。
2、二级学院：院长，书记，副院长，副书记，资产管理员（或加上部门纪检委员（按纪委的要求），综合科长（办公室主任）、教研室主任，工会主席等，各个学院通过党政联席会决定哪些人为党政联席会的成员。
3、处室：处长，副处长，所有科长，资产管理员，部门纪检委员，工会主席等，各个处通过党政联席会决定哪些人为党政联席会的成员。
4、每年申报年初预算时，确定一个采购项目时，一是在有关的党政联席会议上讨论通过。二是调研的结果及品牌参数和预算，技术方案，采购组织形式，采购方式等通过党政联席会审定通过后再上报。
5、党政联系会必须是形式与内容相结合的会议，要有参与人的积极讨论和记录，不能只是简单的通报，不能用形式进行规避，会议记录要有参与人的签名确认。
6、党政联席会要自行确定采购项目多少钱或以上的必须上联席会（如五千或以上）讨论决定，讨论确定院长（处长）、副院长（副处长）、教研室主任（科长）等有多大的个人经费审批权限，便于工作的正常开展。
7、对于一些较大的采购项目，通常党政联席会要召开二次或以上，第一次讨论确定项目是否要做，由谁负责进行调研等。第二次是在负责调研人经过调研后，形成预算、技术、需求调研文档，并向主要领导汇报是否可以上会，再决定召开预算、技术、需求等的确定会。如果会上决定还要进行一步调研，则等调研完成后再另外组织召开党政联席会。
二、采购是个敏感的工作，如何做好这个工作呢？建议从以下几个方面来做
1、掌握相关的法律政策
政府采购法，校内相关的办法。内部一定要开会组织学习。
2、要想做好敏感性采购工作，要有担当意识
为了让本部门完成好年初的工作，一是党政集体的担当意识，二是领导个人的担当意识，三是担当是个技术活。
3、为了规避风险，建议资料存档（不要用活页）
存档本来也是工作的要求，同时也是为了应对其他检查，也是关键时刻发挥作用，建议各部门有专门的党政联席会记录本、内部采购记录本、电话通知或咨询记录本等等（形式可以多样）。
4、由于采购工作周期性比较长，必须提前计划
为了满足新《政府会计法》的工作要求，对于必须由国资处负责组织采购的项目，其采购计划的申报时间原则上不能迟于每年的6月30日（其中每年与新生相关的采购项目和中央财政经费项目的采购计划原则上在每年4月30日之前申报），以保障项目论证和采购必要的时间需求等（其他特殊情况除外）。
5、采购工作难度大，涉及的部门多，要有积极配合意识
一个项目从可行性论证开始到最后实施验收，确实环节多，参与的部门和人员也多，大家必须进行积极配合才能很好地完成工作任务，而不是简单地说成是一个部门的任务。
6、廉政风险意识
只要涉及采购这个敏感工作，必须要时刻有廉政风险意识。只有你廉洁从政了，你才有尊严，你的担当才有自信和力量。只要你未将自己的个人利益放入项目之中，肯定就会降低与廉政相关的风险。
7、其他
三、五万元以下采购项目如何采购与报帐
1、五万元以下的，由各单位各部门自行组织，采购完成后如果有要资产入库的，都必须要提交采购成功的清单（品牌、型号、参数、单价、数量、金额等）、党政联席会、或部门采购表等给国资处进行备案，主要是为了便于国资处进行数据统计与督促相应的资产入库。
2、验收由各单位组织（经费主管单位与国资处参与），按要求填写好《部门验收单》。
3、凭发票、单件1000元以上货物入库单，再加上财务要求的其他凭证等。尽管五万元以下采购项目，学校报帐不要合同，但还是建议部门与对方有个约定的依据，便于工作开展，也便于最后采购项目的验收。
4、各部门可以根据党政联席会来确定多大金额以上采购项目必须由党政联席会来决定。
5、对于符合要上党政联席会的项目，在党政联席会议上要有记录采购的品牌、规格参数、单价、金额（讨论的过程要有记录，还有会议结论）。
6、可以在京东，天猫，领先未来（省财政授权的电子网购平台）进行采购，只是预先垫款（只要及时验收报帐，垫款的时间很短），应该大力推行。网购能满足时间上紧迫性要求，又减少很多工作麻烦。
7、千万要注意不能自己采购五万元以下省集采规定的货物（如电脑、空调、打印机、投影仪等，省里有专门的下文清单，国资处的网站上都有），且必须填写采购计划表，走完相应的签字流程后交国资处来完成供货。下次省集采的货物还会增加打印纸、硒鼓、印刷品定点、车辆定点维修等。
8、其中与科研经费相关的采购项目，纵向的还是要按省集采要求进行采购（但对于横向课题或企业直接给学校的资金采购的项目，则可以根据科研处等部门相关文件执行），但所有单件价格1000元或以上的设备都要入库才行。
9、千万不能人为的化整为零进行采购，即拆分采购。
四、5-30万元的货物（5-50万元的服务）采购
1、组织形式多样化：委托国资处、娄底招标代理公司、自己组织
2、采购形式多样化：公开招、邀请招标、竞争性谈判、竞争性蹉商、询价、单一来源、网购、现场采购。
3、至少三个品牌必须有充分的调研，要有确实的依据。这个地方一定要注意一个采购项目中主要产品的参数的交集必须满足至少三个品牌或以上，不能有明显的指向性。同时还必须提供项目采购专家论证书、技术方案、党政联席会议记录复印件等。
4、想要实现自己采购货物的质量目标，又不违规，这是个技术活。一是必须提前做好充足的调研工作，且与你需要的品牌质量差不多的供应商对接。二是在与供应商对接的过程中，必须明白告诉对方是公开招标。三是你们党政联席会商量确定后提供的参数，可以向相应的供应商进行咨询；或对三家或以上的供应商分别提供的参数进行融合，你部门内部做好讨论确定后，再与他们确认。这样既尊重了对方，同时也为本项目保证了至少有三家公司来投标竞争。四是与项目相关的所有人都不能有个人私利之心，否则做出来的方案肯定会导致质疑、投诉、举报、多次流标、甚至导致项目无法进展的情况增加。
5、招标文件的需求部分一定要在调研的基础上考虑完整细致，必须要清晰、准确地表达出来，因为这是制作合同的一部分，千万不能在此时不表达出来，等商家中标后再要求增加与招标文件和他的投标文件中没有承诺的事项，如果中标人同意则可以增加，否则是没有增加的依据。
6、慎重使用单一来源采购。
7、对于由各部门自行组织的，所有采购流程必须与30万以上的采购流程一致。一是采购计划单要有完整的签字。二是采购计划单上填写自行组织，并得到了国资处的同意后才可以自行组织。三是自行组织单位如果要委托招标代理公司，必须由国资处按流程确定后告诉自行组织的部门。四是招标过程必须按正式规范流程进行。五是招标完成后将起草好的合同电子稿，连同整个招标过程的所有文档一同交给国资处，国资处对合同把关后，正式走学校合同审批流程（自行组织单位不能与中标公司直接签订合同）。
五、采购计划表的解读（见表）
1、本请购计划表只填写项目预算金额五万元及以上的采购项目和采购湖南省当年集中采购目录以内和纳入当年学校统一协议供货目录的货物或服务，都需要填写此表，否则不用填写此表。
2、一张请购计划表只能填写同一资金来源、同一组织形式、同一采购方式的项目。也就是说同一个采购项目中不能有公开招标的产品，同时又有省协议供货的产品。
3、请购部门必须指定项目负责人，负责整个项目的推进工作。
4、本表正反两面打印（方向不正确不要紧），如果有多页的，必须每页都要加盖公章，最好是齐缝章，原件留国有资产管理处，请购部门复印一份进行保留（这个送采购计划表的人一定要有责任心，当审计处审计后采购预算与你们申报的预算有区别时，必须将原件带回去向领导汇报，领导确认了再送国资处。以免因价格原因导致招标失败才知道价格太低了）。
5、在做采购项目预算时，要将项目预算控制好。不要故意预算太高，有暴利会导致这个项目总是被参与者质疑、投诉、举报、多次流标、甚至导致项目无法进展等。也不要故意预算太低（如参考网上价格还进行调低），将会导致这个项目无人来投标而无法推进。
7、协议供货的请购计划表在报帐时，必须加盖国有资产管理处的公章确认后才行（复印无效），避免重复报帐。
六、验收
１、政府采购项目、校内集中采购项目的验收，由请购部门先组织部门采购工作小组相关人员进行初验，初验合格后形成正式的初验报告，并附上学校统一的验收申请单交给国有资产管理处，由国有资产管理处组织经费主管部门和请购部门分管资产领导、资产管理员及资产使用人等共同参与。
２、自行组织的五万元以上的校内分散采购项目的验收，由本学院或本部门负责组织进行验收，经费主管部门和国有资产管理处参与验收，二级学院或部门的分管资产领导、资产管理员、资产使用人等共同完成。
３、五万元以下采购项目的验收，由各单位自己组织（经费主管单位与国资处参与），按要求填写好《部门验收单》。
４、验收是一个很重要的环节，货物一到，未开始安装前必须进行到货验收，如果货物不满足要求，则拒收，这样对学校才有利。不能让他们安装后，不满足合同条款则不验收，这不是解决问题的办法。
５、使用部门在验收货物时碰到不能通过的，除了拒收之外，还必须向国资处报告，以便国资处知道此事，也便于国资处对供应商进行协调、批评教育、进行整改等。
七、关于合同执行过程中涉及变更的申报程序及流程
合同一旦签订，原则上不能变更。如果确实是由于设计方案不科学的原因，导致项目实施过程中的基建施工等内容必须进行局部变更才能满足使用单位的正常需要，且变更还没有实施，同时变更金额不超过合同金额的10%，则按如下流程办理：
（一）使用单位根据实施过程中出现的情况涉及到要求进行变更，或中标方在实际施工过程中根据实际情况向使用单位提出变更建议。
（二）使用单位相关领导根据初步判断，指定相关人员进行调研，形成科学的调研报告材料。
（三）使用单位根据要变更的调研材料，召开党政联席会议进行讨论，确定是否要进行变更，并形成完整的会议记录。
（四）使用单位根据党政联席会的记录和调研报告依据，形成正式变更申请报告，向经费主管部门、经费主管部门分管校领导汇报签字同意。
（五）使用单位将党政联席会记录、调研报告和正式变更申请报告一并提交给国资处进行初审。
（六）国资处根据使用单位提交的变更申请报告的资料和相关政策，进行初审判断是否同意变更申请。如果不同意变更，则国资处说明理由。如果初审判断同意变更，国资处在变更申请报告上签署意见，由使用单位送审计处进行变更初步审计。
（七）审计处审计后，国资处召集使用单位、经费主管部门、审计处、计财处、法律咨询室等相关部门负责人和相关专家召开会议进行审定，确定最终是否同意变更申请和变更内容与变更金额。
八、对校内纪律要求和供应商纪律要求
1、学校纪委已做了大量的宣传与警示教育，校内的纪律就不重复了。
2、为了应对不良商家故意诋毁和多家公司围标串标等原因损害学校的利益。
3、至少三年不能在学校做项目，同时上报省财政厅，则在全国也不能做。当然最好是做好沟通。
九、采购项目评审专家库解读
1、如果学校里的老师是省里或市里的专家库成员，则自动是学校专家库的专家。
2、原来不是专家的，也可以申报学校内部的专家（填写申请专家表），经过学校内部培训，考核通过后，则可以是校内专家库成员。并且未来可以推荐参加省市专家库专家的考核，成为省级或市级专家。
3、校外专家应当是在娄星区工作，且入选湖南省或娄底市政府采购专家库或综合评标专家库的专家。
4、（校政发〔2017〕26号）的规定：工作时间，校内非机关管理岗位人员担任评委的发放标准为每人200元/半天，校内机关管理岗位人员担任评委的不予发放；校外专家评审费每人400元/半天。非工作时间，校内专家评审费每人300元/半天，校外专家评审费每人500元/半天，参与评审的工作人员每人50元/半天。
5、建议各单位积极参与专家库的建设，毕竟这也是一个对老师进行学习和社交的平台。
十、其他
