《开云（中国）货物（服务）采购管理办法》（发文版）.doc
开云（中国）文件
校政发〔2023〕45号
开云（中国）
关于印发《货物（服务）采购管理办法》的
通 知
校属各单位、各部门：
现将《开云（中国）货物（服务）采购管理办法》印发给你们，希认真学习，并遵照执行。
附件：开云（中国）货物（服务）采购管理办法
开云（中国）
2023年12月18日
开云（中国）货物（服务）采购管理办法
第一章 总则
第一条 为了规范学校采购行为，提高资金使用效益，保证采购质量，维护学校利益，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国政府采购法实施条例》、《湖南省政府采购电子卖场管理办法》等国家和湖南省有关法律法规及有关规定，大力推进采购领域“放管服”改革进程，结合学校实际，制定本办法。
第二条 凡使用纳入学校预算管理资金采购货物、服务等，均适用本办法。使用代管经费进行的学生教材、新生床上用品、新生军训服装、新生收音机等学习生活用品等的采购，参照本办法执行。使用个人项目经费进行的采购根据学校有关规定执行。
第三条 本办法所称货物、服务与国家采购法律法规规定的相同。本办法所称采购，是指以合同方式有偿取得货物、服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇用等。货物是指各种形态和种类的物品，包括原材料、燃料、设备、产品等。服务是指除货物和工程（指建设工程，包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等）以外的其他采购对象。与工程相关的服务（包括但不限于设计、监理、造价咨询、地勘、检测、可行性研究报告编制等项目），由后勤基建处按有关规定进行采购。
第四条 采购应依法依规，遵循公开、公平、公正、诚实信用的原则和维护学校权益的原则。
第五条 采购严格执行先有预算后采购、先审批后采购的原则。未列入年度采购预算编报的采购项目，原则上不予追加，因特殊情况需要追加的，必须由学校党委会议（或校务会议）研究决定。
第二章 组织机构与职责
第六条 学校成立采购工作领导小组，指导全校各类采购工作。学校采购工作领导小组由校长任组长，分管采购工作、财务工作、教学工作、科研工作、审计工作的校领导任副组长，成员由国有资产管理处、计划财务处、审计处、经费主管部门（教务处、科研与社会服务处等）、信息中心、后勤基建处、督查处等相关职能部门的负责人和法律顾问组成。学校采购工作领导小组下设办公室，设在国有资产管理处。学校采购工作领导小组主要职责有：
（一）全面领导学校的采购工作，审查学校采购工作的规章制度；
（二）讨论、审查学校年度采购计划和预算；
（三）研究学校采购工作中的重要事项；
（四）审批重要文件；
（五）讨论紧急重要采购项目及特殊采购项目的采购方式；
（六）审查学校评标专家库成员。
第七条 学校各部门成立相应的部门采购工作组，负责本部门的采购工作。主要职责有：
制定本部门采购管理的规章制度，全面领导本部门的采购工作。单位主要负责人为第一责任人，同时还要明确分管领导具体负责，明确专人经办相关工作流程。
第八条 学校采购工作领导小组成员单位及请购部门的主要职责：
（一）国有资产管理处
1.宣传贯彻执行国家、湖南省人民政府关于采购的有关法律法规以及学校关于采购的有关规定；
2.负责审核各部门年度采购计划预算，会同计划财务处编制学校年度采购计划预算；
3.负责学校采购管理的规章制度建设工作，按专业类别组建学校统一的评标专家库；
4.对学校所有货物类、服务类采购工作进行统一管理；
5.负责学校与政府采购管理机构、采购代理机构的联系与协调，配合处理相关事宜；
6.负责编制招标文件和合同，组织招标文件和合同的会审会签；
7.负责政府采购项目信息的公开；负责政府采购项目的组织实施；负责对采购限额标准以下的采购活动开展指导和监督；
8.负责合同的签订，督促合同履行；
9.组织采购项目的最终验收工作，完成入库审核；
10.负责处理采购过程中的询问、质疑、投诉的解释与回复；及配合财政部门开展投诉处理调查取证工作；
11.负责资料的整理和立卷归档；
12.配合请购部门做好政府采购项目的履约验收和绩效评价；
13.负责社会采购代理机构的管理与考核；
14.学校规定的其他政府采购相关工作。
（二）计划财务处
1.负责审核各部门年度采购计划预算，牵头编制学校年度采购计划预算；
2.审批采购项目资金来源；负责项目经费的预算与落实；
3.收取、退还投标保证金和履约保证金；
4.结算与支付采购项目款项；
5.开展学校政府采购项目的绩效再评价。
（三）审计处
1.负责对预算总金额20万元（含）以上货物（或服务）采购项目进行价格咨询，合理确定控制价；
2.参与重大采购项目的讨论；
3.审查合同；
4.参与国有资产管理处组织的采购项目验收工作。
（四）教务处等经费主管部门
1.负责项目计划编制，对项目经费进行审批；
2.负责采购项目的采购需求、采购预算、技术参数的论证组织工作；
3.讨论、审查招标文件和合同；
4.参与采购项目的验收工作。
（五）信息中心
1.统筹学校信息化建设，对与信息化相关的采购项目参与审核；
2.对相关采购项目提出与信息化相关的要求和建议；
3.参与信息化相关的采购项目的验收工作。
（六）后勤基建处
1.统筹学校水电管理，依据《开云（中国）水电管理暂行办法》对用电设备相关的采购项目参与审核；
2.对相关采购项目提出用电管理相关的要求和建议；
3.参与用电设备相关的采购项目的验收工作。
（七）督查处
1.讨论、审查招标文件和合同；
2.对采购工作进行监察督办。
（八）法律顾问
1.负责对采购项目的法律可行性进行论证；
2.审查招标文件与合同；
3.对采购活动过程提供法律保障；
4.负责法律纠纷的处理。
（九）请购部门
1.应加强采购工作的计划性和预算管理，做好本部门年度采购计划预算申报工作。科学合法确定采购项目，不得重复采购和拆分项目；
2.采购项目实行项目负责人负责制。项目负责人应由请购部门主要负责人或班子成员或经费负责人担任。项目负责人应加强项目论证，强化市场调研，掌握最新市场动态，合理确定采购预算金额。采购预算在5万元（含）以上的采购项目，请购部门必须提供市场调研报告；
3.通过招标方式或湖南政府采购电子卖场（以下简称电子卖场）竞价方式进行的采购项目，请购部门应合理准确确定技术参数。请购部门应组建3人以上的论证专家组对技术参数进行审核和修改，形成论证报告；
4.请购部门负责人应召开党政联席会议或处务会议，审议和确定采购需求、采购预算、技术参数，提出采购方式建议；
5.讨论、审查招标文件和合同；
6.请购部门对合同履行负主体责任。采购项目实行项目负责人监理制，项目负责人应督促供应商履行合同，对整个项目的实施（包含数量核对、参数核对、实施进度、质量监控、项目验收、售后服务、绩效评价等）全面负责，对发现的问题要及时与国有资产管理处、督察处等相关部门通报，并协助办理项目款项的结算与支付；
7.请购部门负责对采购项目进行初验，初验合格后向国有资产管理处资产科申请并参与最终验收，完成入库登记；
8.配合国有资产管理处做好政府采购项目的组织实施和询问质疑答复；
9.按照合同约定向学校计划财务处提出资金支付申请；
10.负责资料的整理及立卷归档。
第三章 计划申报与审批
第九条 所有采购项目，实行有预算才采购、同类采购对象合并采购的原则，不得重复采购、不得拆分采购，并按程序报批后方能实施。招标采购项目，其请购计划的申报时间原则上不能迟于每年的6月30日，其中每年与新生相关的项目请购计划申报时间原则上不能迟于每年的4月30日，以保障项目采购必要的时间需求。
第十条 各请购部门应加强采购工作的计划性，其采购项目都必须在学校年度经费预算控制总额以内有计划、有步骤地申报和实施，凡超出预算的设备购置计划，必须经学校会议研究同意调整预算后方可实施。
第十一条 严格落实进口产品审批制度，凡国内产品能够满足需要的一律采购国内产品。凡涉及节能环保、乡村振兴的采购项目，必须执行国家和湖南省发布的有关节能环保产品清单目录和有关乡村振兴政策。采购小汽车、特种设备、危险化学品和易制毒化学品等，要按相关程序办理审批手续。
第十二条 请购计划的审批，采购预算内金额在5万元以下的采购项目，由请购部门负责人、经费主管部门负责人审批；采购预算内金额在5万元（含）以上的采购项目，由请购部门负责人、经费主管部门负责人及分管或联系校领导、分管资产采购的校领导审批；采购预算内金额在50万元（含）以上的采购项目，须经校长审批。
第四章 采购形式
第十三条 根据资金性质、采购预算金额和品目类别，学校采购采取以下采购形式：政府采购、校内集中采购、校内分散采购。严禁以化整为零的方式拆分、肢解采购项目规避政府采购或校内集中采购。
（一）政府采购：使用财政性资金采购湖南省当年采购限额标准以上的货物和服务，实行政府采购。国有资产管理处委托湖南省公共资源交易中心或省级社会采购代理机构组织实施。
（二）校内集中采购：使用财政性资金，采购湖南省当年集中采购目录及当年学校框架协议供货目录以内的且采购预算金额低于湖南省当年采购限额标准以下的货物或服务，或采购湖南省当年集中采购目录及纳入当年学校框架协议供货目录以外的且采购预算金额在5万元（含）以上但低于湖南省当年采购限额标准以下的货物或服务，实行校内集中采购。使用非财政性资金，采购湖南省当年集中采购目录及当年学校框架协议供货目录以内的货物或服务，或采购湖南省当年集中采购目录及纳入当年学校框架协议供货目录以外的且采购预算金额在5万元（含）以上货物或服务的采购，实行校内集中采购。国有资产管理处通过电子卖场或委托省级（或市级）社会采购代理机构组织实施。
（三）校内分散采购：使用财政性资金或非财政性资金采购湖南省当年集中采购目录及当年学校框架协议供货目录以外，采购预算金额在5万元（不含）以下的货物或服务的采购，实行校内分散采购。请购部门自行通过电子卖场实施。
第十四条 水电维修耗材和学生宿舍卫生工具，由请购部门自行确定框架协议供货商，自行通过电子卖场向框架协议供货商采购。
第五章 采购方式
第十五条 具体采购方式有：公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、询价、单一来源采购、电子卖场采购。
第十六条 具体采购方式的说明
（一）公开招标，指以招标公告的方式邀请非特定的3家以上供应商参加投标。政府采购货物和服务项目预算金额达到200万元（含）以上的，应当采用公开招标方式；符合非公开招标采购方式情形，需采用公开招标以外采购方式的，应当在采购活动开始前向省级财政部门申请批准。
（二）邀请招标，指依法从符合相应资格条件的供应商名单中随机抽取3家以上供应商，并以投标邀请书的方式邀请其参加投标。符合下列情形之一的货物或者服务，可以依照本办法采用邀请招标方式采购：
1.具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；
2.采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。
（三）竞争性谈判，指谈判小组与符合资格条件的3家以上供应商就采购事宜进行谈判，供应商按照谈判文件的要求提交响应文件和最后报价。符合下列情形之一的货物或者服务，可以依照本办法采用竞争性谈判方式采购：
1.招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；
2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；
3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；
4.不能事先计算出价格总额的。
（四）竞争性磋商，指竞争性磋商小组与符合资格条件的3家以上供应商就采购事宜进行磋商，供应商按照磋商文件的要求提交响应文件和最后报价。符合下列情形之一的货物或者服务，可以依照本办法采用竞争性磋商方式采购：
1.政府购买服务项目；
2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；
3.因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的；
4.市场竞争不充分的科研项目，以及需要扶持的科技成果转化项目。
（五）询价，指询价小组向符合资格条件的3家以上供应商发出采购货物询价通知书，供应商一次报出不得更改的价格。
采购的货物规格、标准统一、现货资源充足且市场价格变化幅度小的项目，可以依照本办法采用询价方式采购。
（六）单一来源采购，指从某一特定供应商处采购。
符合下列情形之一的货物或者服务，可以依照本办法采用单一来源方式采购：
1.只能从唯一供应商处采购的；
2.发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；
3.必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。
（七）电子卖场采购，湖南省政府采购电子卖场是依托信息网络技术建立的、政府采购限额标准以下的货物、服务和工程采购的互联网交易和监管平台。
1.采购政府采购限额标准以下的货物和服务，原则上应通过电子卖场进行。电子卖场包含直购、竞价和团购三种交易方式。
2.采购预算金额在5万元（不含）以下的项目，采用直购方式。
3.纳入学校当年框架协议供货目录以内的货物，零星采购采用直购方式，采购预算金额在5万元（含）以上的批量采购采用框架协议供货商家线下竞价后电子卖场直购。
4.采购预算金额在5万元（含）以上的项目，原则上采用竞价方式。其中，技术复杂或者性质特殊、不能确定详细规格或者具体要求的，通过国有资产管理处网页发布竞价邀请，采用线下竞价后电子卖场直购；只能由唯一供应商提供的，采用直购方式；发生了不可预见的紧急情况急需采购的，采用直购方式。
5.电子卖场自动生成的合同需要补充、细化的，由请购部门签订补充协议进行完善，与成交供应商签订。
6.确实无法通过电子卖场采购的小额零星货物或服务，实行年初报备制。请购部门在国有资产管理处网页下载填报《电子卖场无法采购的小额零星货物或服务报备表》，向国有资产管理处报备后可线下采购。
第六章 工作程序
第十七条 政府采购工作程序
（一）请购部门提交请购计划，含请购计划表、货物清单及技术参数、不少于3个品牌的市场调研报告、党政联席会议或处务会议纪要和专家论证报告等材料。单一来源采购项目，请购部门需组织专家对唯一性及必要性进行论证，其中校外专家不少于3名。请购计划必须经分管或联系校领导签署意见。
（二）请购计划审核批准后，国有资产管理处通过湖南省政府采购网发布采购意向公示，并向湖南省教育厅和财政厅予以申报。
（三）国有资产管理处会同请购部门，从学校省级采购代理机构库中随机抽取确定采购代理机构负责招投标，通知其编制招标文件。政府采购集中目录项目，国有资产管理处委托湖南省公共资源交易中心负责招投标。
（四）采购代理机构通过湖南省政府采购网发布招标公告。
（五）国有资产管理处从学校评标专家库里的相关领域专家中抽取1名（采购预算金额超过1000万元时抽取2名）作为业主评委，参加采购代理机构组织的开标评标工作。
（六）按照《开云（中国）合同管理办法》，国有资产管理依据招标文件、投标文件编制合同，在完成合同网上审批流程后与成交供应商签订。
第十八条 校内集中采购工作程序
（一）请购部门提交请购计划表，含请购计划表、货物清单、党政联席会议或处务会议纪要等材料。采购预算金额在20万元（含）以上的项目，请购部门需提供不少于3个品牌的市场调研报告。请购计划必须经分管或联系校领导签署意见。
（二）请购计划审核批准后，国有资产管理处通过电子卖场实施。学生教材、新生床上用品、新生军训服装等大宗货物或服务采购，国有资产管理处委托学校省级（或市级）采购代理机构负责招投标，通过国有资产管理处网页发布招标公告和中标公告。
（三）按照《开云（中国）合同管理办法》，国有资产管理处下载电子电场自动生成的合同（需补充细化的由请购部门签订补充协议进行完善），与成交供应商签订。招投标项目，国有资产管理处依据招标文件、投标文件编制合同，在完成合同网上审批流程后与成交供应商签订。
第十九条 校内分散采购工作程序
请购部门根据本部门的采购管理规章制度，自行通过电子卖场实施，并按照《开云（中国）合同管理办法》，下载电子卖场自动生成的合同（需补充细化的由请购部门签订补充协议进行完善），与成交供应商签订。
第二十条 招标文件与合同会审工作程序
（一）采购预算金额在100万元（含）以上的采购项目，由采购工作分管校领导主持，召集国有资产管理处、请购部门、审计处、计划财务处、经费主管部门、督察处、监察专员办公室等相关职能部门对招标文件与合同进行会审，确定招标文件与合同的正式文本。
（二）采购预算金额在100万元（不含）以下的采购项目，由国有资产管理处组织请购部门、审计处、计划财务处、经费主管部门、督察处、监察专员办公室等相关职能部门对招标文件与合同进行会审，确定招标文件与合同的正式文本。
第七章 验收与付款
第二十一条 请购部门进行初验，初验合格后形成正式的初验报告，连同验收申请单提交国有资产管理处资产科，由国有资产管理处资产科组织相关职能部门及专家进行最终验收。
第二十二条 验收中如发现货物与合同约定不符或存在质量问题，或质保期内发现有质量问题，应查明原因，向供应商提出整改意见，并督促整改。
第二十三条 项目结算与支付。项目验收合格后，计划财务处凭签报、发票、合同、固定资产登记手续等原始凭证，根据项目开支渠道和付款审批手续办理支付手续。项目质保金由请购部门、国有资产管理处确认无质量问题方可按规定支付。
第八章 资料整理与归档
第二十四条 政府采购项目、校内集中采购项目，采购资料的整理和立卷归档工作由国有资产管理处负责。
第二十五条 校内分散采购项目，采购资料的整理和立卷归档工作由请购部门负责。
第二十六条 所有采购资料都必须整理保存好，以便接受上级部门或学校相关部门的监督与查阅。
第九章 纪律与监督
第二十七条 采购活动，必须遵守国家的法律法规和学校的有关规章制度。监察专员办公室负责对采购活动的全程监督与对违纪违规问题的查处。
第二十八条 学校采购相关部门与人员有下列情况之一者，根据情节轻重，给予党纪、政纪处分：
（一）请购部门没有召开处务会或党政联席会对采购项目进行研究决定的；
（二）对于要求满足三个或以上不同品牌技术参数的采购项目，不进行市场调研和论证的；或调研、论证走过场的；或技术参数明显带有指向性或偏向性的；
（三）采购项目预算明显虚高的；
（四）以化整为零的方式拆分、肢解采购项目规避政府采购或校内集中采购的；
（五）不按正常规范程序进行实施的；
（六）项目监理明显不到位的；
（七）明显不按招标文件要求和成交供应商投标承诺要求编制及签订合同的；
（八）对于必须提交国有资产管理处进行组织验收的项目，请购部门初验合格，但国有资产管理处组织验收时明显不合格的；
（九）以不合理的条件限制或排斥潜在投标人、对潜在投标人实行歧视待遇、强制要求投标人组成联合体共同投标或者限制投标人之间竞争的；
（十）评标小组成员收受投标人的财物或者其他好处、评标小组成员或者其他有关工作人员向他人透露对投标文件的评审和比较、中标候选人的推荐以及与评标有关的其他情况的；
（十一）向他人透露已获取招标文件的潜在投标人的名称、数量或者可能影响公平竞争的有关招标投标的其他情况，或者泄露标底的；
（十二）违规传递评标信息、收受贿赂、干扰评标、验收失职，给学校造成损失的；
（十三）其他违反法律法规和学校的有关规章制度的。
第二十九条 学校采购相关部门与人员有触犯法律行为的交由司法机关处理。
第三十条 凡是擅自变更合同条款的，结算时不予认可；给学校造成不良后果的，要追究相关人员的责任。
第三十一条 参与学校采购投标活动的投标人必须遵守国家的法律法规和学校的有关规章制度。投标人有下列情况之一者，学校将其列入不良行为记录名单，禁止该投标人三年内参与学校的采购活动，并将有关情况报告给政府采购监督管理部门：
（一）提供虚假材料谋取中标或有行贿、围标、串标、诬告等行为的。如已中标，则取消其中标资格并终止合同；
（二）无正当理由放弃中标或拒绝签订合同的；
（三）不能切实履行合同条款的，验收2次都不合格的；
（四）其他违反法律法规和学校的有关规章制度的。
第三十二条 学校各项采购工作严格实行回避制度。在采购活动中，采购人员及相关人员与供应商有利害关系或亲属关系的，必须回避。供应商认为采购人员及相关人员与其它供应商有利害关系或亲属关系的，可以申请其回避。
第三十三条 各请购部门负责人要履行一岗双责的责任，对各项采购活动的合法性、规范性进行监督和履行职责，主要职责有：
（一）组织本部门采购工作组，参与采购项目的整个过程；
（二）及时制止、纠正采购过程中发生的违规现象，对违法违纪问题移交有关部门查处；
（三）监督采购工作相关人员的行为，对采购过程中由于不规范行为所形成的结果行使否决权；
（四）主动接受监察专员办公室的监督。
第三十四条 国有资产管理处要建立健全内部监督管理制度，明确采购活动的决策和执行程序，制定内部工作人员定期轮岗交流制度，形成相互监督、相互制约的工作机制。
第三十五条 任何部门和个人均有权对学校在采购活动中的违规违法行为进行质疑、投诉、检举和控告，有关部门应及时受理。
第十章 附则
第三十六条 本办法自印发之日起施行，学校原有相关规定与本办法不一致的，以本办法为准。施行期间，国家或湖南省有新规定的，从其规定。
第三十七条 本办法由国有资产管理处负责解释。
开云（中国）办公室 2023年12月22日印发
