开云（中国）档案信息化管理系统
单一来源采购公告
我校的 档案信息化管理系统 拟进行单一来源采购，现将有关事项公告如下：
一、采购项目名称： 开云（中国）档案信息化管理系统，预算金额：130000.00元
二、采购编号：Rwkj201522
三、主要用途：学校档案处理
四、拟采购货物或者服务的说明：附件
五、拟定单一来源采购供应商的名称、地址
1.名称： 湖南新尔慧信息科技有限公司
2.地址： 长沙市芙蓉区远大路253号都市晨光大夏818室
六、专家论证的理由
论证时间
| 2015年11月28日
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论证地点
| 开云（中国）
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论证意见
| 我校第一期档案管理系统由青岛元果数码科技有限公司免费提供，现我校向湖南省教育厅申请档案信息化二期建设试点单位，教育厅主办的档案信息化二期建设通用版系统也是由同一家公司（青岛元果数码科技有限公司）开发。根据我校特点，在免费系统基础上需开发一些功能，预算费用8万，馆藏档案数字化加工处理预算费5万，合计经费预算为13万。
湖南新尔慧信息科技有限公司为青岛元果数码科技有限公司在湖南的代理商。
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专家成员名单
| 姓 名
| 工作单位
| 职称（职务）
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毛凌云
| 娄底职业技术学院党政办档案馆
| 讲 师
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徐 益
| 开云（中国）科研处
| 研究官员
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蒋小红
| 开云（中国）档案馆
| 副研究官员
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七、本公告有效期：从2015年11月30日至2015年12月5日。有关单位和个人如对本项目采用单一来源采购方式有异议，请在公告有效期内以书面形式向监察处或国资处反映。
监察处梁老师0738-8325900
国资处李老师0738-8918128
开云（中国）
2015年11月30日
附件：拟购档案信息化系统管理软件服务清单和价格
模块名称
| 功能描述
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1
| 接收平台
| 本接收平台是一个通用数据接收平台，用来接收和检验各个接口
以及其他部门和二级单位提交归档的数据。
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2
| 档案整理
| 实现高校各类档案的整理编目。支持各类报表表格的打印；支持档案数据的著录、整编、批量修改、导入和导出；支持多媒体档案的上传、断点续传和在线浏览。
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3
| 借阅管理
| 可以实现纸质档案和电子档案的借阅管理，包括纸质档案的借阅登记、催还、续借，以及电子档案的在线借阅申请、审批和查看，系统自动记录借阅过程信息。
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4
| 数据统计
| 系统提供档案年报的报表模板，可以实现对档案年报数据的自动统计，支持打印预览输出。同时提供针对各档案类信息的详细信息统计。主要包括图表统计、档案类统计、档案年报。可以选择多类档案进行如饼状图、柱状图、折线图等方式进行动态对比，便于分析。
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5
| 鉴定销毁
| 可以实现档案资源的鉴定和销毁管理。支持对保管期限或者密级发生变更的情况进行鉴定；支持过期档案的销毁。
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6
| 档案编研
| 可以实现档案资源的编研管理，包括大事记、组织机构沿革等。
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7
| 库房管理
| 可以实现档案库房的规范化管理。可以根据高校库房实际情况，通过参数配置实现库房的视图化展现。
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8
| 回收站
| 可以存放系统删除的数据，并可以对数据进行还原或彻底删除。
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9
| 机构和人员管理
| 可以根据高校实际情况维护本单位的组织机构，并对部门人员进行维护。
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10
| 日志管理
| 记录系统的操作痕迹，支持记录数据的导出。
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11
| 权限管理
| 可以实现多级权限管理。支持用户、角色的管理模式，可以为每一条目录数据和每一个电子文件进行精确赋权。
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| 审批流程管理
| 系统内嵌工作流，可以通过拖拽的方式，实现对档案借阅、归档审批等流程的配置、管理和监控。
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| 字典管理
| 可以配置系统所有字段的名称、长度、显示顺序、类型等，并可以对下拉字段的项进行维护。
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14
| 分类维护
| 实现档案分类的配置维护。
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15
| 打印模板配置
| 对系统中需要打印输出的表格样式进行维护。
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16
| 档案分类检索
| 可以实现各类档案数据的跨全宗、跨分类检索。
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| 全文检索
| 可以实现对电子文件内容进行检索。
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| 个人展示平台
| 可以将利用者的相关信息集成在一起，实现便捷化的利用。包括全文检索以及代办事宜（包括：审批事宜、借阅情况、我的专题、我的收藏）。
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| 档案通用户网站
| 提供标准样式的档案门户网站。
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付费特色功能
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1
| 扫描控制
| 支持直接连接扫描仪进行纸质档案的扫描上传。可以对扫描件进行编辑（消蓝、纠偏、去污、旋转等），可将tif格式自动合成pdf文件。是现行文件管理的支持模块。
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2
| 现行文件管理
| 可以完成现行文件的有序管理。实现现行文件的有序管理。处室的文件在线下审批通过后，系统支持直接连接扫描仪，将电子文件扫描挂接到系统中，填写完相关的目录信息后提交。可以由机要员对该文件进行审核，兼职档案员归档操作。
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3
| 档案门户网站（通用）
| 使用高校通用版门户网站
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1
| 历史数据迁移
| 对原有档案系统数据进行分析，完成历史数据的迁移至档案系统，并确保系统的完整性、准确性。
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2
| 系统安装实施及培训
| 实现系统的安装实施、参数配置、培训。主要包括实施人员到现场针对现有学校档案管理人员，兼职档案管理员进行正对性的操作培训。对学校所有校领导及办公室人员针对性的进行档案的查询利用培训。
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1
| 售后服务
| 提供软件升级、BUG维修、参数配置指导等售后服务。并支持远程服务和本地化现场服务。
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1
| 数字化加工
| 按照省教育厅数字化加工技术及安全要求，完成馆藏档案的数字化工作，并实现目录数字化。初步预算数字化加工处理数量为10万张。包括ocr识别，双层pdf，全文检索挂接等工作，后期根据馆藏数量再增加相应经费。0.5元/张
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小计
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合计：大写：壹拾叁萬元整 小写：130000.00元
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