为了切实加强对全面工作的管理，根据《开云（中国）档案管理实施办法》（院通〔2009〕48号）的精神，特制定我系档案收集管理制度（修订，具体要求见分制度），主要内容如下：
一、系办公室、教务办1.对院、系文件。按级别、部门归口收集存档管理；2.系级行政管理。包括：1-管理制度与规范；2-规划与计划、总结；3-聘任、考核与分配；4-党政与系务办公会议记录；5-其它学期相关工作材料等3.系级教学管理。包括：1-教学计划、课程大纲；2-教材资料；3-教学检查；4-教学考核材料；5-试卷与标准答案；6-课程进程表；7-其它学期相关工作材料等；4.学籍管理。包括：学生课程成绩、学籍登记等；5.其它。
二、学生工作办公室1.院、系文件。按级别、部门归口收集存档管理；2.系级党务管理。3.系级学生管理。
三、教研室1.院、系文件。按级别、部门归口收集存档管理；2.教研室工作计划、工作总结、工作规范、教学计划、课程大纲；3.学期相关工作材料。包括：1-教研室主任工作记录2-教研活动记录、听课记录、观摩教学记录、新教师培养情况3-教学进程表、教师备课笔记、学生平时作业（每班级每门课程5本）4-实习、课程设计与毕业设计原始资料5-课程建设材料、试卷库6-科研工作材料，包括：课题、论文统计等7-其它。
四、心理学实验室1.院、系文件。按级别、部门归口收集存档管理；2.工作计划、工作总结、工作规范、教学计划、实验室建设计划；3.实验室主任工作记录、教研活动记录、实验听课记录、新教师实验情况；4.实验课程大纲、实验指导书、实验项目卡片；5.设备帐、卡管理资料；6.设备购置计划；7.仪器设备说明书、资料； 8.耗材出入库管理资料；9.资料室图书订阅、借阅记录、图书资料出入库管理资料；10.学期相关工作材料。包括：1-实验教学任务书、实验课表；2-设备报修计划及设备维护、维修记录；3-实验室安全、卫生检查记录；4-实验室人员工作日志；5-实验开出记录；6-实验预习报告、实验报告；7-平时实验考核记录、实验考试或考核试卷及成绩；8-实验室建设材料；9-科研工作材料，包括：课题、论文统计等。
1．教学档案管理由专人负责，从事档案管理的人员，应掌握和遵守国家有关档案管理工作的法规和方针政策,应加强政治和业务学习，树立敬业精神，提高管理水平。
2．系教学档案的归档范围应严格按照学校有关文件精神所规定的教学档案归档范围进行。
3．归档材料一般应是原件，应字迹清晰、完整、准确、系统，签署手续齐全。禁用铅笔、原珠笔、形色笔和复写纸书写，以利于延长教育、教学档案寿命。
4．档案人员要定期对教学档案资料的保管情况进行全面检查，并做好检查记录，发现问题，及时采取补救措施，并报告分管领导，确保档案的安全。
5．教学档案以学期（学年）分类归档，每学期对系里的教学档案应及时、完整、系统地收集、立卷、归档。在编制卷号时，做到不重号，不漏号，做好教学档案收进、移交、鉴定、利用等登记和统计工作。
6．设立教学档案专柜，切实做到存放位置有序，整理清洁，经常检查，防止霉坏和虫蛀，并做好防火、防盗、防晒、防尘、防蛀等工作。
7．凡借阅教学档案中的有关材料，须填写借阅申请表，办理借阅手续，并按期归还，否则将追究借阅人的责任。
(1)教室日志，学期教学进程表，学期教师任课表，各种通知，报表材料。
(2)历年各专业、各年级教学计划执行材料，学期授课材料，实习计划材料，各科考试试题，学生毕业调查材料等。
(8)各种教学文件，教学规章，上级指示文件，学校重大的教学改革和有关教学大记实材料等。
a、学生学籍卡片，学生总名册和按专业、教学分类的学生自然民政部登记册。
b、学生成绩登记表，包括每个学生的成绩单，学期各课程成绩报告单和综合成绩表。
为了加强教师管理，更好地掌握和了解教师的业务情况，以促进师资队伍建设，学校应建立教师业务档案，并加强管理，教师业务案一般包括下列内容：
g、本人经出版社教材或其它著作(包括内部出版的报刊杂志发表的文章样书)
a、教师应积极配合，及时填写有关登记表，并提供有关资料，以保证教师业务档案的可靠性和完整性。
b、教学行政档案设专人管理。凡需要长期保存的材料应装订成册，编目登记。
使我系学生档案管理工作进一步系统性和科学性，从而保证系学生工作连续性、有序性、参考性与历史性，使系学生工作更进一步规范化；结合学生干部的学生工作评估，现制定我系学生档案管理制度。
1．学生党支部组织委员：主要负责学生党支部的日常档案管理工作。
2．团总支组织委员：主要负责系团总支的日常档案管理工作。
⑵团总支各部门开展每项活动的工作计划与总结的分类管理；
⑸向各班发出各种通知，如关于开展主题班会的通知文件；
3，学生会秘书部部长：主要负责系学生会各部门的日常档案管理工作；
⑸督促各部门及时把有关活动的工作计划与总结交至系办公室；
⑹于每学年末把全系学生的获项证书放到系有关文件夹里；
⑺完成系办公室学生工作的文件夹的购买与设计、分类工作；
⑸每个班的每个学期的活动安排方案与学生活动呈报表；
a.活动计划书； b. 活动筹备情况； c. 活动进程及结果； d. 活动结束后的总结 ( 包括整体及经验、教训 ) ； e. 活动新闻稿。对于比赛类活动，必注明各轮次的战况及获胜方。 f 各相关的系里的资料
⑵档案形式要求：对于各种文档案，应有文本和电子两种版本。
⑶档案递交日期：活动计划在活动举行前一至二周内上交；活动总结在该项活动结束后一周内交；学期计划草案在上一学期末递交，学期计划在开学前一周内交；学期总结学期结束前三周交；活动新闻、简讯在活动结束后尽快交；其他的资料应在规定的具体时间内上交。
1、凡是有关心理实验室的仪器申报计划、仪器建设计划、固定资产帐目表、仪器说明等，均应建立档案，由实验室主任保管，列入移交。
2、做好财产管理工作，按照学院统一编号顺序建立固定资产帐目表，以及低值耐用品帐目，作到帐、物、卡相符，帐、帐相符。
3、仪器单价在200元以上的应建立仪器档案和保存其使用说明书。仪器使用后，及时在仪器档案上作记录。
4、学生教学实验使用仪器，仪器档案可由指导教师指导学生填写，或由教师填写。日常维护与检修仪器，档案由实验员填写。
5、实验员定期对所管仪器进行检查，并如实填写档案。
1、教学档案包括教学任务书、实验教材与指导书、实验教学计划与考试大纲、实验教学检查情况统计表、实验教学总结、实验教学质量评价、实验教学师资情况、学生分组情况、学生考核成绩等等。
3、教学任务书、实验教学计划与考试大纲、实验教学检查情况统计表、实验教学师资情况等，由有关人员制订或填写，均按照学院统一格式编写或填写。
4、实验教材或指导书要求:油印、铅印、胶印均可,字、图、清楚。
1、实验队伍档案包括实验工作人员个人档案、实验人员各种统计表、岗位职责、人员考核、人员培训。
2、实验室各类工作人员应按学院要求，根据本实验室实际情况，对工作情况作简要记录。工作记录作为档案保存。保存期5年。
1、实验室建设规划档案包括实验室发展规划、实验师资队伍建设规划等方面的档案。
2、实验室发展规划与实验师资队伍建设规划，应根据本科办学需要、实验教学需要、学院实际情况等因素制定。
1、实验室制度主要包括暂行工作条例、仪器设备使用与管理制度、贵重精密仪器设备管理办法、工作人员职责制度、专业技术人员考核暂行办法、学生实验管理规定（学生进行实验方面的专门制度）、面向师生开放的制度、安全管理制度、档案管理制度。
2、实验室制度一般由实验室主任制订，系主任审核，实验室保管；实验室应有打印文档与电子文档各一份。
为了建立和健全我系科研档案管理工作，以利于学术交流，促进科学研究更好地为现代化建设服务，特制定本条例：
第一条 科研档案是国家档案的重要组成部分，是记述和反映教师和科研人员在科研活动中形成的具有保存价值成果的真实记录，同时也是科研资源的重要储备形式。因此，凡我系教师已完成的科研课题或成果，以及其原始记录，应立卷归档、集中统一管理。
第二条 科研档案管理工作，由分管科研副系主任主抓，资料员具体管理，以维护科学研究档案的准确、完整、系统和安全。
第三条 科研档案管理严格按照分类原则进行，它包括教学、科研人员学术档案管理、科研活动及文书档案管理。
1 .在正式学术刊物刊载的论文；已出版的专著、译著；已出版的教材、试用教材；研究报告等。
2 .承担学校、市（厅）级、省部级、国家级科研课题(项目)的申请书、立项合同，阶段性科研报告和最终科研总结报告，有关学术部门、实际工作部门、上级领导或专家学者对完成课题的鉴定报告、评审意见，技术鉴定证书以及其他相关文件和资料(如报刊转载、摘登、引用等材料)。
2 .国内外学术交流、学术会议、考察调查等活动形式的重要科研资料。
第六条 凡我系教学人员，在完成每一项科研任务(课题)后，须及时完整地将科研成果以及对该课题的评审鉴定资料(复印件)交系档案室存档。
第七条 已归档的科研档案及文件材料一般定为长期保管，对于确认已无保存价值的档案材料，可发还立卷人，或经有关领导批准后，进行销毁。
第八条 本条例自2008年9月1日起试行，若与上级有关规定相抵触，则按上级规定执行。
