院政发〔2008〕19号

湖南人文科技学院

关于印发《开云（中国）科技档案管理办法》的通知

院属各单位、各部门：

经学院研究，现将《开云（中国）科技档案管理办法》印发给你们，希认真学习，贯彻执行。

附件：《开云（中国）科技档案管理办法》

二○○八年三月二十五日

附：

开云（中国）科技档案管理办法

第一章 总 则

第一条 根据国家科技司、国家档案局联合发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》和国家教育部办公厅编制的《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》等相关规定，特制定本办法。

第二条 科学技术研究档案（以下简称科技档案）是指在科学研究过程中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。

第三条 科技档案是科学研究活动的真实记录，是科学技术储备的一种形式，是一项重要的信息资源，是国家的宝贵财富。对于科技档案，必须集中统一管理，确保完整、准确、系统、安全，以备利用开发。

第二章 科技档案归档范围

第四条 科技档案归档内容包括文件、论文、专著、编著、译著、教材、奖励证书、专利证书、学术活动有关图像及资料、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面的材料。

第五条 归档的重点是学院承担的科研项目（课题）各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是在研究实验阶段形成且作为研究结果依据的原始材料。

第六条 取得负结果或因故中断的重要课题的科研文件材料也在归档之列。

第三章 立卷与归档

第七条 归档要求科研文件材料、专著、编著、译著、教材等必须是原件，其他科研材料可以是复印件，但必须具有所发刊物当期目录和出版权页及相关文件。

第八条 归档的科研文件及材料必须对学院当前或长远具有参考价值和凭证作用。

第九条 归档的科研文件及材料，必须保证其完整性、准确性、系统性。

第十条 与国外合作的研究课题，要在协议中明确规定科研材料的归档办法。

第十一条 根据科研文件材料及内容、价值、数量和载体形式，视材料多少进行立卷，组成一题一卷或一题多卷。方法是正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。

第十二条 及时填写卷内目录、备考表。

第十三条 研究课题在鉴定验收后两个月内归档，当年出版或发表的学术论文、专著、编著、译著、教材、作品、奖励证书、专利证书等在次年二月份之前归档。

第十四条 科技档案先向科技处移交，科技处审查合格后送交学院档案室归档。

第四章 科技档案管理工作职责

第十五条 贯彻执行国家有关档案工作的方针、政策和法规，严格执行科技档案工作的各项管理条例。

第十六条 加强对研究课题档案的监督、指导、检查和验收。

第十七条 负责科技档案的接收、整理、保管、组织鉴定、统计、利用等工作。

第十八条 积极组织开发利用科技档案信息资源。充分发挥科技档案的作用，为提高学院教学、科研水平服务，为提高经济效益和社会效益服务。

第十九条 严格遵守国家关于科技档案的保密规定，保证科技的机密及档案的安全，维护学院和科技人员的合法权益。

第五章 附则

第二十条 凡利用科技档案者，按档案管理有关规定办理。

第二十一条 本办法由科技处负责解释。

第二十二条 本办法于2008年1月1日起执行。